Come creare il calendario contenuti a misura del tuo brand + 5 template gratuiti

Pianificazione, il requisito per sfruttare a pieno le potenzialità di ogni metodo di lavoro. La definizione di un calendario dei contenuti assicura, da questo punto di vista, molti vantaggi: ottimizzazione dell’impegno di lavoro del team, coerenza del progetto, miglioramento della qualità della comunicazione, acquisizione di informazioni utili per la realizzazione di report periodici. Ma da dove partire, quali sono i criteri da considerare? Sono disponibili dei template gratuiti di riferimento?

Perché usare nei tuoi progetti un calendario dei contenuti: i principali vantaggi pratici

Il calendario contenuti ha come prerogativa la grande versatilità. Sì, perché è uno strumento che si adatta a diverse iniziative di marketing. Ne avrai bisogno per scandire la tua strategia social, per i blog, per popolare le pagine del tuo sito, per il coordinamento con i vari componenti della squadra di lavoro.

È una risorsa irrinunciabile quando il progetto è di medio-lungo termine, ma richiede impegno e un aggiornamento costante. Vediamo, in dettaglio, i vantaggi concreti di un efficacie calendario dei contenuti:

  • Garantisce coerenza. Un brand deve comunicare al suo pubblico conservando i tratti distintivi della sua identità in ogni iniziativa di marketing. Un calendario ben strutturato non solo permette di raggiungere quest’obiettivo, ma consente allo stesso tempo di appurare modalità, tempi e caratteristiche dei contenuti sui canali coinvolti nella propria strategia.
  • Migliora la gestione dell’impegno di chi partecipa al progetto. Stabilito cosa fare, quando farlo e quali specifiche deve avere ogni contenuto, diventa più semplice per i componenti del team partecipare attivamente al progetto. In caso sia necessario, si possono assegnare compiti specifici: dalla realizzazione delle immagini ai copy social.
  • Dà forma alla propria visione strategica. Il calendario è l’espressione di una visione strategica del lavoro. Permette di perseguire con costanza gli obiettivi alla base del progetto, specificando, in relazione a ogni contenuto, tutti gli aspetti chiave da tenere sempre presenti.
  • Porta a un miglioramento della qualità, rilevando le performance. In rapporto ai già citati obiettivi di fondo della propria strategia, si possono stabilire delle metriche rilevanti e registrare le prestazioni. Ciò consente di capire cosa funziona davvero e cosa potrebbe essere migliorato, accompagnando una reale ottimizzazione sul piano di numeri e qualità.
  • Permette di adottare il corretto mix per la propria content strategy. Ci sono diverse tipologie di contenuti (da quelli concepiti per educare il proprio pubblico a quelli per generare engagement) e ognuna di queste dovrebbe alternarsi per suscitare interesse.
  • Consente di tenere in considerazione gli eventi importanti. In ogni mercato ci sono appuntamenti che non possono essere trascurati nella costruzione della strategia digitale: il lancio di un nuovo prodotto, le promozioni, festività, eventi speciali per il proprio brand ecc. Conviene allora riportarli nel calendario dei contenuti così da apparire sempre rilevanti agli occhi del proprio pubblico, massimizzando la visibilità. “Bucare” un evento importante è un modo per fare una comunicazione che, involontariamente, lancia un messaggio sbagliato.

Quali sono i criteri da considerare per la costruzione del tuo calendario

Come sfruttare a pieno tutti i vantaggi del calendario dei contenuti? Va costruito correttamente, nel rispetto di tutti i principali criteri rilevanti. Com’è logico attendersi da un calendario, la gestione del tempo è prioritaria. Oltre a indicare quando vanno pubblicati i contenuti, possiamo inserire una colonna in cui indicare quando vanno consegnati, così da arrivare serenamente alla pubblicazione (con indicazioni su data e fascia oraria). Senza inutili corse all’ultimo minuto.

I topic chiaramente dovrebbero occupare un ruolo di primo piano, accompagnati da descrizioni su come sono declinati rispetto al tipo di contenuto preso in esame.

Andrà quindi indicato il canale digitale in relazione al quale è previsto il contenuto. Ciò permette di verificare come viene distribuito il lavoro del team e come sono presidiati (e con quale frequenza) i vari canali. Aspetto rilevante sia per ottimizzare gli sforzi sia per porre in relazione i canali utilizzati: pensiamo al rapporto tra blog e social. Può risultare apprezzabile specificare anche l’eventuale presenza della frequenza di pubblicazione delle diverse tipologie di contenuti.

Come già chiarito, è poi utile associare delle metriche di prestazioni rilevanti rispetto agli obiettivi. Periodicamente, magari ogni quadrimestre, va pianificato un momento in cui sono analizzate le performance per affinare la strategia per i mesi successivi.

Sarebbe un errore trascurare l’inserimento di date importanti che condizionano la comunicazione del brand. Vanno riportati tutti gli eventi che hanno una rilevanza e possono essere utilizzati per ottimizzare reach ed engagement. Ogni occasione va saputa cogliere.

Strumenti popolari utili per la gestione del tuo calendario dei contenuti

Una volta strutturato un calendario coerente con tutti i criteri rilevanti, arriva il momento di trovare lo strumento giusto per la sua effettiva gestione. Tra i tool più popolari che potrebbero rivelarsi utili per il tuo progetto potresti considerare: Trello, Asana, Restya e Notion.

Il mio consiglio è basarsi su test operativi. Va selezionato quel software in grado di adattarsi sia al progetto che alle modalità di lavoro del team. Non c’è quindi la soluzione perfetta per tutti.

5 template gratuiti da cui prendere spunto e da personalizzare per il tuo progetto

Veniamo quindi ai template gratuiti che ti permetteranno di avere un punto di partenza per la costruzione del tuo calendario dei contenuti. Vanno considerate come risorse da modificare, anche in profondità, per adattarsi con efficacia a quelli che sono gli obiettivi della tua iniziativa di marketing.

Se hai già impostato il tuo calendario, puoi usare i modelli per valutare eventuali miglioramenti da implementare. È importante trovare la migliore sintesi tra semplicità di utilizzo e completezza sul piano delle informazioni.

Come per i tool che ti ho presentato, è la pratica a stabilire qual è il calendario personalizzato più adatto alle tue esigenze operative. Nel tempo queste possono cambiare e quindi è essenziale spendere grande cura verso i particolari. Raggiunta una soluzione performante, potrai vedere (e misurare) il percorso che ti porterà al raggiungimento dei risultati.

Il calendario è una piattaforma di coordinamento e pianificazione strategica per il tuo lavoro, la cinghia di trasmissione che trasforma un metodo in contenuti performanti.

Template calendari di contenuti:

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